(趣旨)

第1条　文書の取扱いについては、別に定めがあるもののほか、この規程の定めるところによる。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書の取扱いは、的確かつ迅速に行わなければならない。

(総務課の職責)

第4条　総務課は、文書管理主管部署として、文書事務全般に関する運営、指導、調整及び研修等を行うものとする。

(主務課長の職責)

第5条　各課の課長(事務局にあっては事務局長。以下同じ。)は、主務課における文書事務の責任者として、課内の文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導及び改善に努めなければならない。

(文書取扱主任及び文書取扱補助者の職務)

第6条　主務課における文書事務を補佐するため、文書取扱主任を置く。

(文書の受領及び配布)

第7条　町に到達した文書(総合行政ネットワーク文書を除く。)は、総務課において受領する。ただし、課の所管事務に係る文書で主務課に直接到達したものは、主務課において受領し、収受することができる。

(複数課に関係のある事務の主管)

第8条　2以上の課に関係のある文書物件は、その関係が最も深い課が所管するものとする。その所管について意見が異なるときは、文書担当課長が定める。

(主管でない文書の返付)

第9条　配布を受けた文書で、その所管に属しないと認められるものがあるときは、速やかに文書担当課長に返付しなければならない。町の所管に属さない文書は、総務課が返送又は転送の手続をとるものとする。

(官報及び県公報)

第10条　官報及び県公報は、総務課で管理及び保存する。ただし、町に関係した記事その他主要なものが掲載されているときは、町長及び副町長の閲覧に供するものとする。

第11条　料金未納又は不足の文書物件が到着したときは、官公署及び学校が発送したもの又は文書担当課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払って収受することができる。

(文書の収受)

第12条　各課は、文書が配布されたとき(主務課に直接到達した場合を含む。)、内容を点検の上、収受しなければならない文書については、その余白に収受日付印を押印し、収受文書整理簿に必要事項を記入しなければならない。ただし、刊行物、ポスター、挨拶状その他軽易な文書については、これらの手続を省略することができる。

(総合行政ネットワーク文書の受領及び配布)

第13条　総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、総務課又は主務課の文書取扱主任が次に掲げるところにより処理する。

第14条　総務課が前条の規定により受領した当該文書は、当該文書に係る事務を所掌する主務課の文書取扱主任に電子メールにて配布する。

第15条　主務課の文書取扱主任は、第13条の規定により総合行政ネットワーク文書を直接受信したとき又は前条の規定により総合行政ネットワーク文書に係る電子メールを受信したときは、当該文書を速やかに紙に出力する。

(ファクシミリ及び電子メール文書の受領及び配布)

第15条の2　ファクシミリ及び電子メールにより受信した文書の受領及び配布については、第7条から第9条までの規定を準用する。

(文書の処理)

第16条　文書の配布を受けたときは、課長は自ら処理するもののほか、処理要領を示して取扱者に配布して速やかに処理させなければならない。

(文書の起案等)

第17条　事務の処理は、起案用紙(様式第4号)にその処理案を記載し、決裁を受けなければならない。ただし、事案が簡易又は定例のものについては、その文書の余白に処分案を記載し、又は簿冊を用いて決裁を受けることができる。

第18条　処理案の文書は、正確かつ明瞭に、その文章は平易かつ簡潔に口語体でなければならない。

(電話又は口頭による処理)

第19条　電話又は口頭をもって処理した事項のうち、重要と認められるものは、電話(口頭)受理用紙(様式第5号)にその要領を記載の上、処理しなければならない。

(関係文書の添付)

第20条　処理案には、完結に至るまでの関係書類を点綴して、その経過を明らかにしなければならない。

第21条　関係文書は、日付の順に従って下から上に編綴しなければならない。

(特殊文書の取扱)

第22条　重要又は機密の取扱いを必要とする文書は、課長又は起案者が携帯し、決裁を受けなければならない。

第23条　照会通達等で例規となるべき文書は、その上部に例規の印を押さなければならない。

第24条　急を要する文書は、主務者が携帯して決裁を受けなければならない。

第25条　親展、書留、速達、配達証明等特別の取扱いを必要とする文書には、その上部にその旨を朱書又は押印しなければならない。

第26条　完結すべき文書は、回議の際、上部に発送後完結又は回覧後完結の印を押さなければならない。

(決裁文書及び閲覧済文書の処理)

第27条　町長の決裁文書又は閲覧済文書は、その上部に決裁日付印(様式第6号)を押し、主務課長又は事務取扱者に送付しなければならない。

(文書の浄書及び校合)

第28条　発送文書又は公布若しくは公示する文書は、主務課で浄書、立案者で校合し、金券、特殊郵便物及び小包郵便は包装の上、起案者とともに総務課に回付しなければならない。

(公印の取扱い)

第29条　公印は、常に印箱に収め執務時間中は文書担当課長が、文書担当課長が不在のときは行政係長が、文書担当課長、行政係長ともに不在のときは、総務課の上席職員がこれを管守し、退庁のときは印箱を閉じ、施錠するとともに厳重に管守しなければならない。

(公印の使用)

第30条　浄書が終わった施行文書には、公印を押さなければならない。ただし、庁内文書及び軽易な対外文書については、公印を省略することができる。

(電子署名)

第31条　第30条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を付与するものとする。

(文書の補正)

第32条　町から発送する文書又は物件で違式、誤びゅう、脱落又は用語等に適当でないものがある場合には、主務課長は、施行前に補正しなければならない。ただし、重要なものの補正については、主務課長は、上司と協議しなければならない。

(文書の発送)

第33条　文書の発送は、次に定めるところにより行う。

(総合行政ネットワーク文書の送信)

第34条　総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより文書を送信するときは、文書取扱主任が送信するものとする。

(ファクシミリ及び電子メール文書の送信)

第34条の2　ファクシミリ及び電子メールで送信することができる文書は、第30条ただし書の規定により公印の押印を省略できる文書とする。

(電子掲示板文書の送信及び施行)

第34条の3　電子掲示板を利用して送信することができる文書は、第30条ただし書の規定により公印の押印を省略できる文書のうち、不特定の職員に対して周知する内容の文書とする。

(令達の種類)

第35条　令達の種類は、次のとおりとする。

(文書の署名)

第36条　文書の署名は、別に定めるもののほかは、次の各号によって処理しなければならない。

(文書の記号及び番号)

第37条　条例、規則、告示、公告、訓令、令達、指令、通達及び要綱には、町名を冠し、それぞれ総務課備付けの番号簿(様式第10号)により番号を付ける。

(文書の方式)

第38条　文書の方式は、様式第12号によらなければならない。

(文書分類)

第39条　すべての文書は、大分類、中分類、小分類及び細分類により分類整理し管理しなければならない。

(文書の整理)

第40条　文書の整理は、原則として総務課が指定する簿冊により行う。

(文書目録の添付)

第41条　簿冊に綴じ込まれている文書の正確な把握に資するため、当該簿冊の最初の頁に文書目録(様式第16号)を添付する。

(保存種別及び保存期間)

第42条　文書の保存種別及び保存期間は、次の5種とする。ただし、法令に別段の定めがあるものは、この限りでない。

(常用文書)

第43条　主務課長は、次に掲げる文書を常用文書として指定することができる。

(文書の保管)

第44条　文書の保管は、文書取扱主任のもと主務課において行う。

(文書の置換え)

第45条　文書の置換えは、保管期間の経過した文書のうち保存年限が満了していない文書を対象に、毎年5月から6月の文書整理期間内に、文書取扱主任のもと主務課において行う。

(文書の保存)

第46条　文書の保存は、文書取扱主任のもと主務課が保存書庫において行う。

(保存文書の利用)

第47条　保存文書を利用する場合は、総務課備付けの保存文書閲覧簿(様式第19号)に記入のうえ、総務課の承認を得て閲覧等を行わなければならない。

(簿冊の庁外携行)

第48条　簿冊又は文書は、公務により特に指示を受けた場合のほか、庁外に携行してはならない。

(倉庫の取締)

第49条　文書簿冊を取蔵する倉庫の開閉は、これを厳重にし、部外者を出入させてはならない。また、倉庫内において喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

(文書の廃棄)

第50条　文書の廃棄は、毎年5月から6月の文書整理期間の総務課が指定する日に、文書取扱主任のもと主務課で行う。

(文書処理状況の監査)

第51条　町長は、文書担当課長に命じて随時庁内文書処理状況を監査させることができる。