この要領は、別に定めがある場合を除き、長与町個人情報保護条例(平成17年条例第6号。以下「条例」という。)の施行に関し、長与町個人情報保護条例施行規則(平成17年規則第25号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、個人情報の保護に関する事務の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

第2　個人情報保護の窓口

1　公開窓口の設置

個人情報保護に係る事務を行うため、総合公開窓口(以下「総合窓口」という。)を設置する。

2　総合窓口で行う事務

(1)　個人情報保護に係る相談及び案内に関すること。

(2)　個人情報保護に係る事務についての連絡調整に関すること。

(3)　個人情報を取り扱う事務(以下「個人情報取扱事務」という。)の開始、変更及び廃止の届出の受付に関すること。

(4)　個人情報の目的外利用又は外部提供(以下「目的外利用等」という。)の届出に関すること。

(5)　実施機関の開示、訂正、削除及び目的外利用等の中止(以下「開示等」という。)の請求の受付に関すること。

(6)　開示の実施場所の提供及び立ち会いに関すること。

(7)　開示等の請求に係る個人情報の開示等をする旨又はしない旨の決定(以下「開示等の決定」という。)に対する審査請求書の受付に関すること。

(8)　個人情報の検索資料の整理及び閲覧に関すること。

(9)　個人情報の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。

(10)　運用状況の公表に関すること。

(11)　長与町行政不服審査会(以下「審査会」という。)の事務処理に関すること。

3　所管課で行う事務

(1)　開示等の請求に係る個人情報の検索及び特定に関すること。

(2)　開示等の請求に係る形式要件の審査(開示等の請求に係る個人情報が記録された公文書の存在及び請求者が本人又はその法定代理人(以下「本人等」という。)であることの有無等の確認)に関すること。

(3)　個人情報の開示等の請求に係る決定及びその通知に関すること。

(4)　町、国、他の地方公共団体及び開示請求者以外のもの(以下「第三者」という。)に対する意見書提出の機会の付与等に関すること。

(5)　個人情報の開示等の実施(個人情報が記録された公文書の総合窓口への搬入及び当該個人情報の写しの作成、送付等を含む。)に関すること。

(6)　開示等の決定に係る審査請求書の処理に関すること。

(7)　審査会への諮問に関すること。

(8)　審査請求についての裁決及びその通知に関すること。

第3　個人情報取扱事務の届出等に係る事務

1　個人情報取扱事務の届出の開始、変更及び廃止

(1)　個人情報取扱事務の届出

ア　所管課は、個人情報取扱事務を開始しようとするときは、あらかじめ、個人情報取扱事務開始届(規則様式第1号)を作成し、総合窓口に提出するものとする。

なお、複数の所管課が共通の内容で行い、又は行う可能性のある個人情報取扱事務については、当該事務を統轄する課等が届け出るものとする。

イ　総合窓口は、個人情報取扱事務開始届が提出されたときは、その内容を確認し、必要に応じて所管課と協議するものとする。

ウ　総合窓口は、提出を受けた個人情報取扱事務開始届により目録を作成し、一般の閲覧に供するものとする。

(2)　届出事項の変更又は個人情報取扱事務の廃止

ア　所管課は、届出した事項に変更が生じたとき又は個人情報取扱事務を廃止するときは、個人情報取扱事務変更・廃止届(規則様式第2号)を作成し、総合窓口に提出するものとする。

イ　総合窓口は、提出された個人情報取扱事務変更・廃止届により既に作成した目録の修正又は届出した事項の目録からの削除等を行うものとする。

2　目的外利用及び外部提供の手続

(1)　目的外利用の手続

条例第8条第1項ただし書の規定により、個人情報を実施機関内部において目的外利用(例えば、町長部局にあっては町長部局内、教育委員会にあっては教育委員会内など実施機関内部での利用をいう。)しようとする場合は、次の手続により行うものとする。

なお、毎年度、随時又は定期的に行う目的外利用については、年度当初に手続を行うものとし、単発的に行う目的外利用については、その都度、手続を行うものとする。

ア　個人情報の目的外利用をしようとする課等(以下「利用課」という。)は、個人情報目的外利用申請書(規則様式第3号)により、当該個人情報を管理する課等(以下「個人情報管理課」という。)に申請するものとする。

イ　上記アにより申請を受けた個人情報管理課は、「長与町個人情報保護条例の解釈及び運用基準」(以下「解釈及び運用基準」という。)を参考に、条例第8条第1項ただし書の規定に該当すること並びに第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがないこと等を確認した上で、当該目的外利用の可否の決定を行い、個人情報目的外利用決定通知書(規則様式第4号)により、利用課に通知するものとする。

(2)　外部提供の手続

条例第8条第1項ただし書の規定により、個人情報を実施機関以外のものに外部提供(他の実施機関、国、他の地方公共団体、民間団体、民間企業その他実施機関以外のものに提供することをいう。)しようとする場合は、次の手続により行うものとする。

なお、毎年度、他の実施機関に対し、随時又は定期的に行う外部提供については、年度当初に手続を行うものとし、単発的に行う外部提供については、その都度、手続を行うものとする。

ア　個人情報の外部提供を受けようとするもの(以下「外部提供申請者」という。)は、個人情報外部提供申請書(規則様式第5号)により、個人情報情報管理課に申請するものとする。

なお、個人情報管理課は申請を受け付けるとき、外部提供申請者に対し、個人情報外部提供申請書裏面の遵守事項について説明を行うものとする。

ただし、外部提供申請者が、他の実施機関、国、他の地方公共団体の場合は、他の様式によることができる。

イ　上記アにより申請を受けた個人情報管理課は、解釈及び運用基準を参考に、条例第8条第1項ただし書の規定に該当すること並びに第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがないこと等を確認した上で、当該外部提供の可否の決定を行い、個人情報外部提供決定通知書(規則様式第6号)により、外部提供申請者に通知するものとする。

なお、外部提供をする旨の決定をした場合は、必要に応じて個人情報外部提供決定通知書の「提供する条件」欄に当該個人情報の使用に係る制限等を記載し、外部提供申請者に個人情報の保護措置等を講ずるよう求めるものとする。

(3)　目的外利用又は外部提供の届出

個人情報管理課は、目的外利用又は外部提供をする旨の決定をしたときは、速やかに、個人情報目的外利用・外部提供届(規則様式第7号)を総合窓口に提出するものとする。

3　審査会への意見照会の手続

所管課は、条例第7条第2項第6号及び第3項ただし書、第8条第1項第6号、第9条第1項及び第3項、第10条第2項、第12条第2項の規定により、審査会の意見を聴くときは、次の手続により行うものとする。

(1)　内部調整

所管課は、審査会へ意見を求めようとするときは、事前に総合窓口と協議するものとする。

(2)　提出資料等

所管課は、上記(1)の協議の終了後、次に掲げる資料を添付の上、審査会に意見を求めるものとする。

ア　個人情報の取扱いの状況、内容等及びその理由、必要性について説明した資料

イ　電子計算組織の結合による個人情報の提供を開始しようとする場合にあっては、必要な保護措置の内容を説明した資料

(3)　審査会における説明等

所管課の職員は、長与町情報公開・個人情報保護審査会設置条例(平成17年条例第7号。以下「審査会条例」という。)第5条の規定により、審査会から意見若しくは説明を求められた場合又は必要な書類若しくは資料の提出を求められた場合には、これに応じなければならない。

(4)　審議結果の通知

総合窓口は、審査会の審議結果について、所管課に通知するものとする。

第4　個人情報の開示請求に係る事務

1　相談及び案内

(1)　来庁者のニーズの把握

総合窓口では、窓口職員が面談により、来庁者の求めている個人情報について、その所在が検索できる程度に内容を具体的に把握するものとする。

(2)　個人情報の所在の確認

窓口職員は、総合窓口に備え置く目録等により、所管課を調査し、電話照会等により個人情報の所在を確認するものとする。

(3)　対応の選択

総合窓口では、来庁者の求めている個人情報の内容について、次のいずれの方法で対応するのが最も適当かを判断するものとする。

ア　情報提供

来庁者の求めている個人情報の内容が、行政資料、刊行物等による情報提供で対応できる場合は、その情報提供で対応する。

イ　他の制度の利用

法令又は他の条例の規定により、開示等その他個人情報の取扱いに関する手続が定められている個人情報及び図書館その他図書、資料、刊行物等(以下「図書等」という。)の閲覧又は貸出しを目的とする施設において、当該目的のために管理されている図書等に記録されている個人情報については、この条例は適用せず、開示等の請求は受け付けないので、窓口職員は、その旨を来庁者に説明し、当該事務の担当課等の案内を行う。

(4)　個人情報の検索

総合窓口では、来庁者の相談の内容が開示請求として対応すべきものであるときは、求められている内容及び公文書の検索に必要な事項を十分に把握するとともに、検索資料による検索又は所管課との連絡などにより、請求者が開示請求をする上で有用な情報を提供するよう努めるものとする。

(5)　所管課における相談等

直接、所管課に個人情報の開示請求に関する相談があった場合には、所管課は、情報提供又は他の制度の利用で対応できる場合を除き、総合窓口への案内を行うなど適切な対応に努めるものとする。

2　総合窓口における開示請求の受付

(1)　個人情報の特定

ア　総合窓口は、請求者との応対により、請求の内容を確定した後、目録により、所管課を選定し、当該所管課の個人情報保護主任等と連絡をとった上で、個人情報を検索、特定するものとする。

なお、個人情報の特定に当たっては、開示請求の受付後に当該請求に係る個人情報が不存在であることが判明することのないよう、所管課と十分連絡をとるとともに、原則として、所管課の職員(個人情報保護主任又は担当職員)の立会いを求めるものとする。

イ　所管課の個人情報保護主任又は担当職員の不在等により、個人情報を特定することができない場合は、請求者にその旨を告げた上で、総合窓口において、いったん開示請求を受け付けるものとする。

(2)　個人情報の開示請求の方法

ア　個人情報の開示請求は、請求をしようとする者が、個人情報開示請求書(規則様式第8号)に必要事項を記載し、総合窓口に提出することにより行うものとする。

イ　請求者が身体障害等で請求書に記載することが困難な場合は、総合窓口の職員が請求内容等を聞き取り、その内容を代筆した上で、請求者の確認を得るものとする。

ウ　電話又は郵送による請求については、請求者本人の確認が十分に行えないことから、原則として、認めないものとする。

エ　開示請求は、原則として、個人情報1件につき1枚の請求書により行うものとする。

ただし、同一人から同一の所管課に係る同一内容の複数の個人情報の開示請求があった場合は、個人情報開示請求書の「個人情報の件名又は内容」欄に記入することができる範囲内で、1枚の請求書による複数の請求を認めるものとする。

オ　未成年者による開示請求は、義務教育修了者については、単独での請求を認めるものとする。

ただし、次のような場合は、親権者等法定代理人の同意書が必要であることを未成年者に説明するものとする。

(ア)　中学生以下の場合であって、制度の趣旨、内容等について十分な理解が得難いと認められるとき。

(イ)　個人情報の写しの交付に要する費用負担が多額になるとき。

なお、未成年者の法定代理人から開示請求があった場合は、本人自らが請求しない理由を聴取し、本人の意思に反した請求でないことを確認するものとする。

(3)　本人又は法定代理人の確認

請求書を受け付ける際には、開示請求をしようとする者が本人等であることの確認を、次により行うものとする。

ア　本人の確認のため必要な書類

請求しようとする者に対し、次に掲げるいずれかの書類の提出又は提示を求める。この場合、写真が貼付されていない書類にあっては、複数の書類の提出又は提示を求めて確認するものとする。

(ア)　運転免許証

(イ)　旅券

(ウ)　住民基本台帳カード

(エ)　健康保険、国民健康保険、船員保険等の被保険者証

(オ)　国民年金、厚生年金、船員保険等の手帳又は証書

(カ)　共済組合員証

(キ)　身体障害者手帳

(ク)　戦傷病者手帳

(ケ)　在留カード、特別永住者証明書

(コ)　共済年金、恩給等の証書

(サ)　印鑑登録証明書及び登録印鑑

(シ)　猟銃・空気銃所持許可証

(ス)　宅地建物取引主任者証

(セ)　海技免状

(ソ)　電気工事士免状

(タ)　無線従事者免許証

(チ)　その他個人情報の本人であることを確認し得る書類(戸籍謄本・抄本や住民票の写し等、本人以外の者でも取得できる書類を除く。)

イ　法定代理人の確認のため必要な書類

法定代理人に係る上記アに掲げる書類のほか、次に掲げるいずれかの書類の提出又は提示を求めて、請求に係る個人情報の本人の親権者若しくは未成年後見人又は成年後見人であることを確認するものとする。

(ア)　戸籍謄本・抄本

(イ)　登記事項証明書

(ウ)　その他法定代理関係を確認し得る書類

ウ　氏名に変更があった場合

婚姻等によって、開示請求時の氏名が個人情報の本人の氏名と異なっている場合には、開示請求時の氏名が記載された書類だけでなく、旧姓等が確認できる書類の提示等を求め、本人確認するものとする。

エ　提出書類の確認等

個人情報の本人等から提示された書類により、個人情報の本人等であることを確認した場合には、本人等の了承を得た上で、できる限り提示された書類の写しを取り、個人情報の本人等を確認する資料とする。写しを取ることができない場合には、確認した資料を特定できる事項、確認した事実及び確認した者の氏名を請求書に付記するものとする。

オ　本人等の確認ができない場合

開示請求をしようとする者が、上記アからウに掲げる書類を提出又は提示せず、個人情報の本人等であることを確認できない場合には、総合窓口の職員は、相当の期間を定めて当該書類を提出又は提示するよう補正を求めるものとする。

なお、請求者が当該期間内に補正に応じないとき又は請求者に連絡がつかないときは、開示請求に係る個人情報の全部を開示しない旨の決定を行うことになる。

(4)　請求書の記載事項の確認

総合窓口では、請求書の提出があった場合は、次の事項について確認するものとする。

ア　「郵便番号、住所、氏名、電話番号」欄

(ア)　開示請求をしようとする者が個人情報の本人等であるかどうかの確認や通知書の送付先となるため、正確に記載されていること。

(イ)　特に必要と認められる場合を除き、押印は要しないものとする。

(ウ)　個人情報の本人が請求する場合は当該本人の住所、氏名等が、法定代理人が請求する場合は当該法定代理人の住所、氏名(法定代理人が法人の場合にあっては、法人の主たる事務所の所在地、法人の名称及び代表者の氏名)等が記載されていること。

(エ)　電話番号は、請求者に確実に連絡できる電話番号(自宅、勤務先等)が記載されていること。

イ　「個人情報の件名又は内容」欄

請求に係る個人情報の件名又は知りたい事項の内容が、当該個人情報を検索し、特定できる程度に具体的に記載されていること。

例えば、「○○課の△△事務の□□台帳に記録されている私の個人情報」とするなど、当該個人情報が記録されている公文書の件名又は個人情報の内容が特定できる程度に具体的に記録されていること。

ウ　「開示の方法」欄

該当する区分の番号が○印で囲まれていること。また、郵送を希望する場合は、郵送希望の有無が○印で囲まれていること。

エ　「法定代理人の区分」欄

法定代理人が請求する場合、該当する区分の番号が○印で囲まれていること。

オ　「個人情報の本人」欄

法定代理人が請求する場合に、請求に係る個人情報の本人の郵便番号、住所、氏名、電話番号が記載されていること。

(5)　請求書の職員記入欄の留意事項

総合窓口では、上記(4)の事項が記載されていることを確認した場合は、職員記入欄に、次の事項を記載するものとする。

ア　「本人の確認書類」欄

請求者が本人であることを確認した書類の該当番号を○で囲むものとする。

「3　その他」に該当する場合は、(　)内に書類名を記入するものとする。

イ　「法定代理人の確認書類」欄

法定代理人が請求者である場合には、上記アの確認とあわせて法定代理人の資格を確認した書類の該当番号を○で囲むものとする。「2　その他」に該当する場合は、(　)内に書類名を記入するものとする。

ウ　「担当課」欄

請求に係る個人情報管理課の名称(係名まで記載する。)及び電話番号、内線番号を記載すること。

このとき、同一内容の個人情報が記録されている公文書が複数の課等に存在する場合は、当該公文書を最初に作成した課等又は当該公文書に係る個人情報取扱事務の主体となっている課等を所管課とする。

エ　「備考」欄

他の欄に記載できなかった事項、今後の事務処理を行う上で参考となる事項等を記載するものとする。

(6)　請求書の補正

ア　請求書の記載欄に、空欄、不鮮明及び意味がわかりにくい箇所がある場合には、総合窓口の職員は、請求者に対し、その箇所を補正するよう求めるものとする。

なお、請求者が補正に応じないときは、開示請求に係る個人情報の全部を開示しない旨の決定を行うことになる。

イ　請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、総合窓口の職員が、職権で補正できるものとする。

(7)　請求書を受け付けた場合の請求者への説明

総合窓口では、請求書を受け付けた場合は、当該請求書に受付印を押印し、職員記入欄に必要事項を記載の上、その写し及び個人情報の開示等を求められた方へ(様式第1号)を請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

ア　個人情報の開示は、開示決定等に日数を要するため、原則として受付とは同時に行われないこと。

イ　個人情報の開示決定等は、請求があった日から15日以内に行い、結果は速やかに請求者に通知されること。

ウ　やむを得ない理由により、上記イの期間内に決定を行うことができない場合は、開示請求があった日から60日以内に限り延長することがあり、この場合には、請求者に書面により通知されること。

エ　開示を実施する場合の日時及び場所等は、上記イの書面で指定すること。

なお、開示を受けるときには、当該書面を持参し、提示するとともに、開示請求に係る個人情報の全部又は一部の開示をする旨の決定(以下「開示決定」という。)を受けた者であることを証明するために必要な書類を提出又は提示しなければならないこと。

オ　個人情報の写しの交付を希望する場合は写しの作成に要する費用を、写しの郵送を希望する場合は郵送に要する費用もあわせて、請求者が負担し、前納する必要があること。

(8)　受付後の請求書の取扱い

総合窓口は、開示請求があったときは、受け付けた請求書の原本を直ちに所管課へ送付するとともに、それらの写しを保管し、常に所管課とともに処理経過等が把握できるようにするものとする。

3　開示決定等に係る事務

(1)　請求書の収受

所管課の個人情報保護主任は、総合窓口から請求書の送付を受けたときは、次により処理するものとする。

ア　請求書は、長与町公文書取扱規程(平成17年規程第3号。以下「文書取扱規程」という。)に基づき、収受の手続を行うものとする。

(2)　請求書の形式要件審査

所管課は、総合窓口から請求書の送付を受けたときは、当該請求書が形式的要件を具備していることを確認するものとする。

ただし、当該請求書が形式的要件に欠ける場合は、補正を求めるときを除き、次により処理するものとする。

ア　請求者に対し、請求に応ずることができない旨を連絡し、速やかに請求を取り下げるよう要請すること。

イ　請求が取り下げられない場合は、当該請求に形式上の不備があることを理由とする非開示決定を行い、請求者に通知するとともに、その写しを総合窓口へ送付するものとする。

(3)　内容の検討

ア　所管課は、請求書が形式的要件を満たしているときは、解釈及び運用基準等を参考に請求に係る個人情報が条例第16条各号に規定する非開示情報に該当するかどうかについて、検討するものとする。

イ　所管課は、条例第18条の規定により、請求に係る個人情報の存否を明らかにしないで、当該請求を拒否する場合は、個人情報存否応答拒否決定通知書(規則様式第12号)により請求者に通知するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

ウ　所管課は、請求に係る個人情報が不存在であることが明らかになった場合は、個人情報不存在決定通知書(規則様式第13号)により、請求者に通知するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

(4)　決定期間

所管課は、総合窓口において請求書を受け付けた日から起算して15日以内に開示決定等をしなければならない。

ただし、請求書の補正に要した日数は、決定期間に算入しないものとする。

(5)　決定期間の延長

災害の発生、年末年始の休暇その他のやむを得ない理由により決定期間を延長する場合には、所管課は、個人情報開示決定等期間延長通知書(規則様式第14号)により、請求者に通知するとともに、その写しを総合窓口へ送付するものとする。

なお、この場合、次のことに留意するものとする。

ア　延長期間は、総合窓口において請求書を受け付けた日から起算して60日以内の範囲において、必要最小限の期間とすること。

イ　延長通知書は、15日以内に、請求者に到達するようにすること。

ウ　延長通知書の「延長の理由」欄には、その理由を具体的に記載すること。

(6)　内部調整

開示決定等に当たっては、次により、あらかじめ内部調整を行うものとする。

ア　総合窓口への協議

所管課は、開示決定等に当たっては、必ず総合窓口に協議しなければならない。なお、この協議は、当分の間、合議方式とする。

イ　関係課との調整

所管課は、開示請求に係る個人情報が、他の課等に関連するものである場合は、当該関係課等と連絡をとり、調整を行うものとする。

(7)　第三者情報に係る意見聴取等

開示請求に係る個人情報に第三者に関する情報が記録されている場合は、必要に応じて、「4　第三者に関する情報の取扱い」に定めるところにより、当該第三者に対し、意見書を提出する機会を与えるものとする。

(8)　開示決定等の決裁

個人情報の開示請求に対する決定は、町長部局にあっては、部長の専決事項とし、その他の実施機関にあっては、当該実施機関の定めるところにより行うものとする。

(9)　決定通知書の記載要領

個人情報開示決定通知書(規則様式第9号)、個人情報部分開示決定通知書(規則様式第10号)、個人情報非開示決定通知書(規則様式第11号)、(以下「開示請求に係る決定通知書」と総称する。)は、次により作成するものとする。

ア　「個人情報の件名又は内容」欄

開示請求において特定された個人情報の件名又は内容を正確に記載すること。

なお、1枚の請求書により複数の個人情報の開示請求があった場合など、必要がある場合は、1枚の開示請求に係る決定通知書に複数の個人情報の件名又は内容を記載することができるものとする。

イ　「開示を実施する日時」欄

開示の日時は、個人情報開示決定通知書又は個人情報部分開示決定通知書が請求者に到達すると思われる日から数日後の勤務時間内の日時を指定するものとし、所管課は、あらかじめ請求者及び総合窓口と電話等で十分連絡をとり、できるだけ請求者の都合の良い日時を指定するものとする。

なお、第三者に対して意見書を提出する機会を与えた場合であって、当該第三者が個人情報の開示に反対の意思を表示した意見書(以下「反対意見書」という。)を提出したにもかかわらず、開示決定をしたときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないものとする。

また、個人情報の写しの交付を郵送により行う場合は、この欄を「斜線」で消すものとする。

ウ　「開示を実施する場所」欄

開示の場所は、原則として総合窓口を指定するものとする。なお、個人情報の写しの交付を郵送により行う場合は、この欄を「斜線」で消すものとする。

エ　「開示の方法」欄

該当する番号を○印で囲み、閲覧の場合は、「原本」又は「複写」のいずれか該当する項目の□内を黒く塗りつぶすものとする。

オ　「開示をしない部分」欄

開示しない情報の概要を、当該情報の内容が判明しないように留意して記載するものとする。

例　・「○○のうち特定個人の住所、氏名」

・「○○のうち、△△△計画の部分」

カ　「上記部分を開示しない理由」、「開示をしない理由」欄

条例第16条の該当号及び具体的理由を記載するものとする。複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記載するものとし、この欄に記載しきれないときは、別紙に記載の上、個人情報部分開示決定通知書又は個人情報非開示決定通知書に添付するものとする。

キ　「開示をすることができるようになる期日」欄

一定の期間(およそ1年以内)が経過することにより、条例第16条各号に該当する理由が消滅することが確実であり、かつ、当該理由が消滅する期日(複数の非開示情報に該当する場合には、すべての非開示情報に該当しなくなる期日)を明らかにすることができる場合は、その期日を記載するものとする。

なお、当該期日を明示することができない場合は、この欄を「斜線」で消すものとする。

(10)　決定通知書の送付

所管課は、開示決定等をしたときは、速やかに、個人情報開示決定通知書、個人情報部分開示決定通知書、個人情報非開示決定通知書、個人情報存否応答拒否決定通知書、個人情報不存在決定通知書を作成し、請求者に送付するとともに、その写しを総合窓口へ送付するものとする。

4　第三者に関する情報の取扱い

(1)　意見聴取の実施

所管課は、開示請求に係る個人情報に第三者に関する情報が記録されている場合は、開示の判断を慎重かつ公正に行うため、条例第16条各号に該当するかどうかが明らかであるときを除き、必要に応じて、当該第三者に意見書を提出する機会を与えることができるものとする。

(2)　意見聴取の方法

第三者に対する意見書提出の機会の付与は、原則として、個人情報の開示に係る意見照会書(規則様式第15号)により通知し、個人情報の開示に係る意見書(規則様式第16号)の提出を求めることにより行うものとする。この場合、第三者に対して、1週間以内に当該個人情報の開示に係る意見書を提出するよう協力を求めるものとする。

また、第三者に対する意見書提出の機会の付与に当たっては、原則として、当該第三者に開示請求者が識別されない方法で行うものとする。

(3)　第三者への通知

所管課は、第三者から反対意見書の提出があった個人情報について、開示決定をした場合は、原則として請求者に対する通知と同時に、当該第三者に個人情報の開示決定等に係る通知書(規則様式第17号)により、その旨を通知するものとする。

なお、非開示決定をした場合にも、第三者との信頼関係を保つ上から、口頭又は書面により通知するものとする。

5　個人情報の開示の方法

(1)　個人情報の閲覧の方法

ア　文書、図画(以下「文書等」という。)の場合

原則として、原本を閲覧に供する。

ただし、日常業務に使用している台帳等を閲覧に供することにより支障が生ずるおそれがある又は汚損等のおそれがあるなどの理由により、原本を閲覧に供することができないときは、文書等を複写したものを閲覧に供するものとする。

なお、この場合の複写に要する費用は、請求者には負担させないものとする。

イ　電磁的記録の場合

電磁的記録の閲覧は、記録された情報を通常の方法により印字装置を用いて紙に出力したものを閲覧に供し、当面の間は、直接、オンライン端末画面等での閲覧は行わないものとする。

なお、この場合の出力に要する費用は、請求者には負担させないものとする。

ウ　録音テープ、録画テープ等の場合

録音テープ、録画テープ等の視聴は、容易に対応できる場合にのみ、再生用機器等を用いて視聴に供するものとする。

なお、同一の録音テープ、録画テープ等に非開示情報が含まれている場合、再生機器等による視聴は行わないものとする。

(2)　個人情報の写しの作成及び交付の方法

ア　個人情報の写しの作成は、原則として、所管課の職員が行うものとする。

イ　個人情報の写しの作成に当たっては、請求者と電話等により連絡を取り、写しの作成を行う部分について十分に確認をする。また、写しの交付に要する経費が膨大となるときは、あらかじめその旨を請求者に説明し、了解を取ることとする。

ウ　写しの交付の部数は、対象公文書1件につき1部とする。

エ　個人情報の写しの作成は、当該個人情報の原本を乾式複写機により複写して行うこととなるが、マイクロフィルムの場合は用紙への印刷などの方法により行うものとする。

オ　複写は原則として片面とし、拡大、縮小等の編集は行わないものとする。ただし、請求者から申出がある場合で、複写作業に著しい支障が生じないと認めるときは、拡大、縮小することにより写しを作成し、交付することができるものとする。

カ　個人情報がカラー印刷の場合については、請求者の申出によりカラー印刷に対応した複写機により当該個人情報の写しを作成して、これを交付することができるものとする。なお、両面複写は行わないものとする。

キ　写しを交付する際には、当該写しの余白又は別紙を用いて、「写し」であることの表示を行うものとする。

ク　交付の方法は、請求者の希望により、総合窓口での交付又は郵送による交付のいずれかにより行うものとする。

ケ　電磁的記録のダビング、フロッピーコピー等の複製は行わないものとする。

(3)　個人情報の部分開示の方法

個人情報の部分開示を行う場合における非開示部分の分離及び開示の方法は、原則として、次のとおりとする。

ア　開示部分と非開示部分とがページ単位で区分できるとき。

非開示部分を取り外して、開示部分のみを開示するものとする。

ただし、契印を押印したもの等取り外しができない場合は、開示部分のみを複写したもの又は非開示部分を紙袋等で覆ったもの等により開示する。

イ　開示部分と非開示部分とが同一ページにあるとき。

該当ページを複写した上で、非開示部分をマジック等で塗りつぶしたもの(修正液は使用しない。)を複写したもの又は非開示部分を覆って複写したものを開示するものとする。

6　個人情報の開示の実施

(1)　開示の日時及び場所

個人情報の開示は、個人情報開示決定通知書又は個人情報部分開示決定通知書により、あらかじめ指定した日時及び場所において実施する。

なお、請求者がやむを得ない事情により、指定された日時に来庁できない場合は、所管課は、あらためて別の日時を指定することができるものとする。

この場合、あらためて個人情報開示決定通知書又は個人情報部分開示決定通知書を送付することは要しないが、変更日時の関係文書への付記及び総合窓口への連絡は必要である。

(2)　開示の準備

所管課の職員は、個人情報開示決定通知書又は個人情報部分開示決定通知書に記載された日時までに、開示請求に係る個人情報が記録されている公文書を開示場所として指定された総合窓口へ搬入しておくものとする。

なお、汚損等のおそれなどの理由により原本を複写したものを開示する場合及び個人情報の写しの交付が請求されている場合は、あらかじめそれらを準備するものとする。

(3)　開示決定を受けた者であることの確認

所管課の職員は、総合窓口に来庁した者に対して、個人情報開示決定通知書又は個人情報部分開示決定通知書の提示を求めるとともに、開示請求に係る個人情報の本人等であることの確認を上記2―(3)に準じて行うものとする。

(4)　開示の実施

ア　閲覧の実施

所管課の職員は、個人情報が記録されている公文書を提示し、請求者の求めに応じて、当該個人情報の内容等について説明するものとする。

なお、総合窓口の職員は、原則として、この閲覧に立ち会うものとする。

イ　閲覧の中止又は禁止

所管課の職員は、閲覧を受ける者に対し、個人情報が記録されている公文書を汚損し、又は破損することのないよう説明するものとする。

閲覧を受ける者が、個人情報が記録されている公文書を汚損し、若しくは破損し、又はこれらのおそれがあると認めるときは、当該公文書の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。

(5)　開示当日に写しの交付を求められた場合の取扱い

当初の開示請求において、開示の方法の希望が閲覧の請求のみである場合であっても、開示の当日写しの交付を求められたときは、請求書の訂正を求めてその場で写しを交付して差し支えないものとする。

なお、写しの作成に日数を要する場合は、後日交付するものとする。

7　費用徴収

(1)　費用の額

条例第31条第2項の規定による個人情報の写しの作成及び送付に要する費用の額は、規則第17条及び別表に定めるとおりとする。

(2)　徴収の方法

個人情報の写しの作成及び送付に要する費用は、次の方法により徴収するものとする。

ア　総合窓口で写しを交付する場合

総合窓口で写しを交付する場合は、個人情報の写しの作成に要する費用を現金で徴収するものとし、徴収後、個人情報の写し及び領収書を請求者に交付するものとする。

イ　郵送により写しを交付する場合

郵送により写しを交付する場合は、現金(写しの送付に要する費用については、原則として、郵便切手により徴収するものとする。)で徴収するものとし、所管課は納入等を確認の後、個人情報の写し及び領収書を請求者に送付するものとする。

(3)　歳入科目

写しの作成及び送付に要する費用に係る収入の歳入科目は、次のとおりとする。

(款)諸収入　(項)雑入　(目)雑入　(節)雑入

第5　個人情報の訂正請求等に係る事務

1　相談及び案内

(1)　来庁者のニーズの把握

第4―1―(1)に準じて取り扱うものとする。

(2)　個人情報の所在の確認

第4―1―(2)に準じて取り扱うものとする。

(3)　対応の選択

第4―1―(3)に準じて取り扱うものとする。

(4)　個人情報の検索

第4―1―(4)に準じて取り扱うものとする。

(5)　所管課における相談等

第4―1―(5)に準じて取り扱うものとする。

2　総合窓口における訂正請求等の受付

(1)　個人情報の特定

第4―2―(1)に準じて取り扱うものとする。

(2)　個人情報の訂正請求等の方法

個人情報の訂正請求等は、請求をしようとする者が、個人情報訂正等請求書(規則様式第18号)に必要事項を記載し、総合窓口に提出することにより行うものとする。このとき、個人情報の訂正に係る請求の場合は、訂正を求める内容が事実に合致することを証明する書類等もあわせて提出又は提示させるものとする。

なお、訂正を求める内容が事実に合致することを証明する書類等の提出又は提示を受けた場合にあっては、請求者の了承を得た上で、提出又は提示された書類等の写しを取り、請求書に添付するものとする。

その他の取扱いについては、第4―2―(2)に準ずるものとする。

(3)　本人又は法定代理人の確認

第4―2―(3)に準じて取り扱うものとする。

(4)　請求書の記載事項の確認

総合窓口では、請求書の提出があった場合は、次の事項について確認するものとする。

ア　「請求の区分」欄

該当する区分の番号が○印で囲まれていること。

イ　「個人情報の件名又は内容」欄

請求に係る個人情報の件名又は訂正等を求める箇所が正確にわかるように具体的に記載されていること。

例えば、「平成○○年○○月○○日付け○○第○○号で開示された○○報告書中、私の住所が記載された部分」とするなど、当該個人情報が記録されている公文書の件名又は訂正等を求める箇所がわかるように正確に記録されていること。

ウ　「訂正等を求める内容及び理由」欄

訂正等を求める箇所について、どのように訂正等を求めるのか、その内容及び理由がわかるように具体的に記載すること。

例えば、「“長与町○○○△△番地”という記載部分を“長与町○○○××番地”に訂正すること」とするなど、当該訂正等を求める箇所について、その内容がわかるように正確に記録されていること。

その他の取扱いについては、第4―2―(4)に準ずるものとする。

(5)　請求書の職員記入欄の留意事項

第4―2―(5)に準じて取り扱うものとする。

(6)　請求書の補正

第4―2―(6)に準じて取り扱うものとする。

(7)　請求書を受け付けた場合の請求者への説明

第4―2―(7)に準じて取り扱うものとする。

(8)　受付後の請求書の取扱い

第4―2―(8)に準じて取り扱うものとする。

3　訂正決定等に係る事務

(1)　請求書の収受

第4―3―(1)に準じて取り扱うものとする。

(2)　請求書の形式要件審査

第4―3―(2)に準じて取り扱うものとする。

(3)　内容の検討

ア　訂正請求の場合

所管課は、請求書が形式的要件を満たしているときは、解釈及び運用基準及び請求者から提出された書類等を参考に、関係書類の確認や関係者への照会等の方法により調査を行った上で、訂正請求に係る個人情報に事実の誤りがあるかどうかを検討する。

イ　削除請求、目的外利用等の中止請求の場合

所管課は、請求書が形式的要件を満たしているときは、解釈及び運用基準を参考に、また、請求に係る個人情報の具体的な取扱いの状況について、関係書類の確認や関係者への照会等の方法により調査を行った上で、当該個人情報が条例第7条の規定に違反して収集されているか、又は、条例第8条第1項の規定に違反して目的外利用若しくは外部提供されているかどうかを検討する。

(4)　決定期間

第4―3―(4)に準じて取り扱うものとする。

(5)　決定期間の延長

災害の発生、年末年始の休暇その他のやむを得ない理由により決定期間を延長する場合には、所管課は、個人情報訂正決定等期間延長通知書(規則様式第21号)により、請求者に通知するとともに、その写しを総合窓口へ送付するものとする。

なお、この場合、次のことに留意するものとする。

ア　延長期間は、総合窓口において請求書を受け付けた日から起算して60日以内の範囲において、必要最小限の期間とすること。

イ　延長通知書は、15日以内に、請求者に到達するようにすること。

ウ　延長通知書の「延長の理由」欄には、その理由を具体的に記載すること。

(6)　内部調整

第4―3―(6)に準じて取り扱うものとする。

(7)　訂正決定等の決裁

第4―3―(8)に準じて取り扱うものとする。

(8)　決定通知書の記載要領

個人情報訂正等決定通知書(規則様式第19号)、個人情報不訂正等決定通知書(規則様式第20号)、(以下「訂正請求等に係る決定通知書」と総称する。)は、次により作成するものとする。

ア　「個人情報の件名又は内容」欄

訂正請求等において特定された個人情報の件名又は内容を正確に記載すること。

なお、1枚の請求書により複数の個人情報の訂正請求等があった場合など、必要がある場合は、1枚の訂正請求等に係る決定通知書に複数の個人情報の件名又は内容を記載することができるものとする。

イ　「訂正等の内容」、「訂正等年月日」、「訂正等の内容及び訂正等年月日」欄

訂正請求等に係る個人情報のうち、訂正等を行う箇所及びどのように訂正等をするかなどの処理内容並びに決定に基づく訂正等を行った年月日又は予定年月日を記載すること。

ウ　「請求の区分」欄

該当する区分の番号を○印で囲むこと。

エ　「決定内容」欄

該当する番号及び(　)内の区分を○印で囲むこと。

オ　「訂正等をしないことと決定した部分及びその理由」欄

該当する区分の番号を○印で囲み、訂正等をしない部分の概要及びその具体的理由を記載するものとする。

(9)　決定通知書の送付

所管課は、訂正決定等をしたときは、速やかに、個人情報訂正等決定通知書、個人情報不訂正等決定通知書を作成し、請求者に送付するとともに、その写しを総合窓口へ送付するものとする。

4　個人情報の訂正等の実施

所管課は、訂正請求等に係る個人情報の全部又は一部を訂正等する旨の決定をしたときは、速やかに訂正等を実施するものとする。なお、訂正等は次の方法によるほか、個人情報の内容及び記録媒体の種類に応じて、適切な方法により行うものとする。

また、訂正等を行った所管課は、必要に応じて、当該訂正請求等に係る個人情報と同じ情報を保有し、利用している他の課等若しくは収集先又は提供先に対して、訂正等をした内容を連絡し、適切な対応を求めるものとする。

(1)　訂正を実施するとき

ア　誤っていた個人情報を完全に消去した上で、新たに記載する方法

イ　誤っていた個人情報の上に二本線を引き、余白部分に朱書等で新たに記載する方法

ウ　別紙を用いて個人情報が誤っていた旨及び正確な内容を記載して添付する方法

(2)　削除を実施するとき

ア　削除すべき個人情報を完全に消去する方法

イ　削除すべき個人情報が記録された部分を黒く塗りつぶす方法

ウ　削除すべき個人情報が記録された記録媒体を廃棄する方法

(3)　目的外利用等の中止を実施するとき

目的外利用等の中止請求に係る個人情報の提供の方法や内容、記録媒体の種類等に応じて適切な方法により行うものとする。

第6　審査請求があった場合の取扱い

開示等の決定の処分について、審査請求があった場合は、次により取り扱うものとする。

1　審査請求書の受付

審査請求書(規則様式第22号)は、原則として総合窓口で一括して受け付けるものとする。

2　受付後の審査請求書の取扱い

(1)　受付後の審査請求書の取扱い

ア　総合窓口は、受け付けた審査請求書の写しを控えとして保管するとともに、直ちに、当該審査請求書を所管課へ送付するものとする。

イ　所管課は、審査請求書が形式的要件を満たしていることを確認した上、文書取扱規程に基づき収受の手続を行うものとする。

3　審査請求の形式要件審査等

(1)　記載事項の確認

所管課は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の規定に基づき、次の要件について確認の上、審査請求書を受理するものとする。

ア　審査請求書の記載事項の確認

(ア)　審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

(イ)　審査請求に係る処分

(ウ)　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

(エ)　審査請求の趣旨及び理由

(オ)　処分庁の教示の有無及びその内容

(カ)　審査請求の年月日

(キ)　審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団である場合、総代を互選した場合又は代理人によって審査請求をする場合は、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所

イ　代表者若しくは管理人、総代又は代理人がある場合は、それぞれの資格を証明する書面(法人登記簿の謄本・抄本、代表者若しくは管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人委任状等)の添付の有無

ウ　審査請求期間内(開示等の決定の処分があったことを知った日の翌日から起算して3箇月以内)の審査請求かどうか。

エ　審査請求適格の有無(開示等の決定の処分によって、直接に自己の権利利益を侵害されたものかどうか。)

(2)　審査請求書の補正

所管課は、当該審査請求が、上記(1)の要件を満たさず不適法であっても、補正することができるものである場合は、相当の期間を定めて補正を命ずるものとする。

(3)　審査請求についての却下の裁決

所管課は、審査請求が次のいずれかに該当する場合には、当該審査請求についての却下の裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人に通知するとともに、その写しを総合窓口へ送付するものとする。

ア　審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合

イ　補正命令に応じなかった場合

ウ　補正命令に定める補正の期間を経過した場合

(4)　審査請求の受理

所管課は、審査請求書が上記(1)の要件を満たすときは、これを受理し、直ちに、次の手続に入らなければならない。

4　原処分の再検討

(1)　所管課は、審査請求があったときは、直ちに原処分である開示等の決定について再検討を行うものとする。

(2)　再検討の結果、次に該当する場合は、審査会への諮問は不要となるものである。

ア　実施機関が、審査会に諮問するまでもなく、審査請求に対する裁決で、原処分を取り消し、又は変更し、審査請求に係る個人情報の全部を開示することとする場合(第三者から反対意見書が提出されているときを除く。)

イ　実施機関が、審査会に諮問するまでもなく、審査請求に対する裁決で、原処分を取り消し、又は変更し、審査請求に係る個人情報の全部を訂正等することとする場合

(3)　上記(2)の裁決に当たっては、事前に総合窓口に協議するものとする。

5　審査会への諮問

所管課は、不作為に対する審査請求である場合は、上記3―(3)により審査請求を却下する場合及び上記4―(2)に該当する場合を除き、審査請求があったときは、次に定めるところにより、速やかに、審査会に諮問するものとする。

(1)　諮問書の作成

所管課は、審査会への諮問に当たり、個人情報保護に関する審査会諮問書(規則様式第23号。以下「諮問書」という。)を作成するものとする。

(2)　諮問書の提出

所管課は、上記(1)の諮問書に次に掲げる書類を添付して、総合窓口へ提出するものとする。

ア　審査請求書の写し

イ　開示等の請求書の写し

ウ　開示等の請求に係る決定通知書の写し

エ　その他必要な書類(審査請求の対象となった個人情報が記録されている公文書の写し等)

(3)　諮問をした旨の通知

所管課は、審査会へ諮問したときは、個人情報保護に関する審査会諮問通知書(規則様式第25号)を作成し、条例第32条第3項各号に掲げるものに対し、通知するものとする。

6　審査会の意見聴取等への対応

所管課の職員は、審査会条例第5条の規定により、審査会から意見若しくは説明を求められた場合又は必要な書類若しくは資料の提出を求められた場合には、これに応じなければならない。

7　審査会の答申

総合窓口は、審査会から答申があった場合、直ちに、答申書を所管課に送付するものとする。

8　審査請求に対する裁決

(1)　所管課は、答申書の送付があった場合は、これを尊重して、当該審査請求に対する裁決を行うものとし、当該裁決に当たっては、総合窓口に協議するものとする。なお、この協議は、当分の間、合議方式とする。

(2)　審査請求に対する裁決は、町長部局にあっては、町長の決裁事項とする。その他の実施機関にあっては、当該実施機関の定めるところによるものとする。

(3)　所管課は、審査請求に対する裁決を行った場合は、直ちに、個人情報審査請求裁決書(規則様式第24号)の謄本を審査請求人に送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

(4)　審査請求について認容(原処分の全部又は一部の取消し)する裁決をしたときは、所管課は、速やかに、当該審査請求に対する裁決に応じ、開示等の決定を行い、決定通知書を請求者に送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

ただし、第三者から反対意見書が提出されている場合で、開示決定を行うときは、当該第三者に対し、開示決定をした旨及びその理由並びに開示を実施する日を個人情報の開示決定等に係る通知書により通知するものとする。

なお、この場合、当該開示決定の日と開示を実施する日との間には、少なくとも2週間を置かなければならないことに留意すること。

9　開示決定に対して第三者から審査請求があった場合

(1)　第三者に関する情報が記録されている個人情報に係る開示決定に対して、当該第三者から審査請求があった場合であっても、審査請求が提起されただけでは開示の実施は停止されないので、審査請求の受付に当たっては、審査請求とあわせて執行停止の申立てをする必要がある旨を、審査請求人に対して説明するものとする(行政不服審査法第25条第1項及び第2項)。

(2)　第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決を行った場合は、当該第三者に訴訟提起の機会を確保するため、当該審査請求に係る裁決の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないことに留意すること。

第7　事業者が行う個人情報の保護に関する事務

1　事業者に対する指導等

条例第36条の規定に基づき、町長が事業者に対して行う指導及び勧告その他所要の措置は、原則として、当該事業者に関し法令等に基づく指導監督を行うべき課等又は当該事業者に係る事業分野を所管する課等(以下「事業者指導担当課」という。)が行うものとする。

なお、事業者指導担当課の決定について疑義が生じたときは、総合窓口と関係課等が協議して決めるものとする。

2　事業者に対する指導、勧告及び公表等

(1)　説明又は資料提出の要求

事業者指導担当課は、事業者が行う個人情報の取扱いが不適正である疑いがあると認める場合は、十分な事前調査及び資料収集を行い、その調査結果等を踏まえた上で、当該事業者に対し、説明又は資料の提出を求めるかを判断する。

事業者指導担当課は、条例第36条の規定による説明又は資料の提出を求める場合、次に掲げる事項を記載した書面により行うものとする。

ア　説明又は資料の提出を求める内容及び理由

イ　説明又は資料の提出の期限

ウ　正当な理由がなく説明又は資料を提出しないときは、事実経過及び当該事業者の名称又は氏名及び住所を公表する場合があること。

(2)　是正の指導又は勧告

事業者指導担当課は、事業者の説明又は資料の提出の結果、個人情報の取扱いが不適正であると認めたときは、当該事業者に対し、必要な指導又は勧告を行うものとする。

事業者指導担当課は、当該事業者に対し、是正の指導又は勧告を行う場合、次に掲げる事項を記載した書面により行うものとする。

ア　指導又は勧告をする是正の内容及びその理由

イ　指導又は勧告に対し回答すべき旨並びに回答の方法及び期限

ウ　指導又は勧告に従わないときは、事実経過及び当該事業者の名称又は氏名及び住所を公表する場合があること。

(3)　事実の公表

ア　事業者指導担当課は、事業者が正当な理由がなく説明又は資料を提出しない場合、又は是正の指導若しくは勧告に従わない場合において、条例第36条の規定による公表を行おうとするときは、当該事業者に対し、次に掲げる事項を記載した書面により通知するものとする。

(ア)　公表しようとする内容及びその理由

(イ)　意見書の提出先及び提出期限(口頭による意見の陳述を認める場合には、その旨並びに出頭すべき日時及び場所)

(ウ)　主張を立証する証拠書類又は証拠物を提出することができること。

(エ)　正当な理由がなく提出期限内に意見書を提出せず、かつ、口頭による意見の陳述をしなかったときは、意見がないものとみなすこと。

イ　事業者指導担当課は、公表をすべきであると判断した場合は、公表案に事案の概要及び公表しようとする理由等を添付して、審査会に意見を聴くものとする。審査会に意見を聴くに当たって事業者指導担当課は、事前に総合窓口と協議すること。

なお、事業者指導担当課の職員は、審査会から意見若しくは説明を求められた場合又は必要な書類若しくは資料の提出を求められた場合は、これに応じなければならない。

ウ　事業者指導担当課は、審査会の意見を尊重して、公表するかどうかを決定するものとする。

第8　苦情処理の事務

1　苦情申出の受付

実施機関が行う個人情報の取扱いに関する苦情の申出については、文書又は口頭により、総合窓口で受け付けるものとする。

2　苦情申出の処理

(1)　苦情の処理は、総合窓口と協議の上、所管課が行うものとする。

(2)　所管課は、苦情の処理の結果を総合窓口へ報告するものとする。

第9　運用状況の公表

1　運用状況のとりまとめ

総合窓口は、各実施機関における前年度の個人情報保護制度の運用状況をとりまとめるものとする。

2　公表の方法

総合窓口は、年度当初に、次の事項について、前年度の運用状況を広報紙に掲載することにより、公表するものとする。

(1)　個人情報取扱事務の件数

(2)　開示請求及び訂正請求等の件数

(3)　開示請求及び訂正請求等に対する決定状況

(4)　審査請求の件数及び裁決状況

(5)　その他必要な事項

第10　個人情報保護主任

1　設置

(1)　個人情報の保護を総合的に推進するため、各所管課に、個人情報保護主任を置く。

(2)　個人情報保護主任は、課の課長補佐又は課長が指名した者をもって充てるものとする。

2　職務

個人情報保護主任は、各所管課に係る次の職務を行うものとする。

(1)　個人情報取扱事務の届出に関すること。

(2)　目的外利用・外部提供の届出に関すること。

(3)　開示請求又は訂正請求等があった場合の個人情報の特定作業及び決定等に係る調整に関すること。

(4)　所管する事業者の個人情報の取扱いに対する指導及び勧告その他の措置に係る調整に関すること。

(5)　その他個人情報の保護に関すること。

附則

附則(令和3年10月22日要領第2号)抄