(趣旨)

第1条　この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第66条第1項及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第12条の規定に基づき、保有個人情報の安全管理のために必要な事項を定める。

(定義)

第2条　この規程において使用する用語の意義は、個人情報保護法及び番号法で使用する用語の例による。

(適用範囲)

第3条　この規程は、町の機関の職員(会計年度任用職員及び臨時的任用職員を含む。以下同じ。)に適用する。

(総括保護管理者)

第4条　町に、総括保護管理者1人を置く。

(保護管理者)

第5条　保有個人情報を取り扱う各課等(長与町組織規則(平成18年規則第5号)第1条に規定する課及び同規則第2条に規定する会計課、長与町議会事務局規程(昭和44年議会規程第2号)第2条に規定する議事課、長与町教育委員会事務局庶務規則(昭和55年教育委員会規則第2号)第2条第1項各号に掲げる課、長与町選挙管理委員会規程(昭和53年選挙管理委員会規程第3号)第19条第1項に規定する事務局、長与町監査事務局規程(平成13年監査委員規程第1号)第1条に規定する事務局、長与町農業委員会事務局の設置及び事務処理等に関する規則(昭和57年農業委員会規則第1号)第2条に規定する事務局、長与町固定資産評価審査委員会条例(昭和41年条例第32号)第3条第1項に規定する書記並びに長与町水道局管理規程(昭和51年規程第10号)第2条第1項に規定する上下水道課をいう。以下同じ。)に、保護管理者を1人置く。

(保護担当者)

第6条　保有個人情報を取り扱う各課等に、保護担当者1人(業務上必要と認められる場合にあっては、複数人)を置く。

(監査責任者)

第7条　町に、監査責任者1人を置く。

(保有個人情報の適切な管理のための委員会)

第8条　総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期又は随時に開催するものとする。この場合において、総括保護管理者は、情報セキュリティ等について専門的な知識及び経験を有する者等の参加を求めることができる。

第9条　総括保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員(派遣労働者(労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律(昭和60年法律第88号)第2条第2号に規定する派遣労働者をいう。)を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

第10条　職員は、個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。

(アクセス制限)

第11条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容(特定の個人の識別の容易性の程度、要配慮個人情報の有無、漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質・程度などを考慮する。以下同じ。)に応じて、当該保有個人情報にアクセス(情報に接する行為をいう。以下同じ。)をする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員の範囲及ぶ権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限定するものとする。

(複製等の制限)

第12条　保護管理者は、職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、職員は、保護管理者の指示に従い行うものとする。

(誤りの訂正等)

第13条　職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合は、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。

(媒体の管理等)

第14条　職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、当該媒体の耐火金庫への保管、保管場所への施錠等の措置を講ずるものとする。この場合において、保有個人情報が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出すときには、原則として、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。

(誤送付等の防止)

第15条　職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体(これらの内容のみならず、プロパティ情報等の付加情報に個人情報が含まれている場合を含む。)の誤送信・誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務・事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。

(廃棄等)

第16条　職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合は、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により、当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。

(保有個人情報の取扱状況の記録)

第17条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。

(外的環境の把握)

第18条　保有個人情報が外国(民間事業者が提供するクラウドサービスを利用する場合にあっては、当該クラウドサービス提供事業者が所在する外国及び個人データが保存されるサーバが所在する外国が該当する。)において取り扱われる場合は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

(個人番号の利用の制限)

第19条　事務取扱担当者は、番号法及び長与町行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年条例第26号)に定める事務の処理を行う場合に限り、個人番号を利用するものとする。

(個人番号の提供の求めの制限)

第20条　事務取扱担当者は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第21条　事務取扱担当者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(個人番号及び特定個人情報の収集及び保管の制限)

第22条　職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集し、又は保管してはならない。

(取扱区域)

第23条　保護管理者は、個人番号及び特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。

(アクセス制御)

第24条　保護管理者は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下第31条を除き、この章及び次章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。この場合において、当該アクセス制御の措置内容は、第11条第1項の規定により設定した必要最小限のアクセス権限を具体化するものでなければならない。

(アクセス記録)

第25条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセスの状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス状況の監視)

第26条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のため、保有個人情報を含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずるものとする。

(管理者権限の設定)

第27条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。

(外部からの不正アクセスの防止)

第28条　保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第29条　保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。

(情報システムにおける保有個人情報の処理)

第30条　職員は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限とし、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。この場合において、保護管理者は、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。

(暗号化)

第31条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第32条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。

(端末の限定)

第33条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。

(端末の盗難防止等)

第34条　保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。

(第三者の閲覧防止)

第35条　職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。

(入力情報の照合等)

第36条　職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。

(バックアップ)

第37条　保護管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。

(情報システム設計書等の管理)

第38条　保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。

(入退管理)

第39条　保護管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者の識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。この場合において、保有個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けているときにおいても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。

(情報システム室等の管理)

第40条　保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置及び監視設備の整備等の措置を講ずるものとする。

第41条　保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合は、個人情報保護法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面(電磁的記録を含む。)を取り交わすものとする。

(業務の委託等)

第42条　個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託(町が町以外の者に個人情報の入力(本人からの取得を含む。)、編集、分析、出力等の処理を行うことを委託することその他の契約の形態・種類を問わず個人情報の取扱いを行わせることをいう。以下同じ。)する場合は、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。この場合において、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。

(その他)

第43条　保有個人情報を提供し、又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。

第44条　個人情報を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、長与町情報セキュリティポリシーその他の規程に基づき、取り扱う保有個人情報の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保するものとする。

(事案の報告及び再発防止措置)

第45条　保有個人情報の漏えい等の安全管理の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合は、その事案等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告しなければならない。この場合において、職員は、当該事案の発生(事案の発生のおそれを含む。)を認識した場合は、時間を要する事実確認を行うより前に、前項の規定による報告を行わなければならない。

(法に基づく報告及び通知)

第46条　漏えい等が生じた場合であって、個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合は、前条で定める事項と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力するものとする。

(公表等)

第47条　個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への連絡等の措置を講ずるものとする。

(監査)

第48条　監査責任者は、保有個人情報の適切な管理を検証するため、第2章から第8章に規定する措置の状況を含む町の機関における保有個人情報の管理の状況について、定期に、及び必要に応じて随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。この場合において、監査は、保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて、実地監査を含めた重点的なものとして行うものとする。

(点検)

第49条　保護管理者は、各課等における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に、及び必要に応じて随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(評価及び見直し)

第50条　総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。

(個人情報保護委員会事務局への報告)

第51条　保護管理者又は総括保護管理者は、特定個人情報について、漏えい等事案その他の番号法違反の事案又は番号法違反のおそれのある事案が発覚した場合は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律第二十九条の四第一項及び第二項に基づく特定個人情報の漏えい等に関する報告等に関する規則(平成27年特定個人情報保護委員会規則第5号)及び「行政機関における特定個人情報の漏えい事案等が発生した場合の対応について」(平成27年9月特定個人情報保護委員会決定)に従って、個人情報保護委員会事務局に報告するものとする。

(他の規程との関係)

第52条　他の規程の規定により、情報システムの管理に関する事項について、この規程と別段の定めが設けられている場合にあっては、この規程に定めるもののほか、当該規程の定めるところによる。

(細則)

第53条　この規程の施行に関し必要な事項は、別に総括保護管理者が定める。